A central telefônica virtual para pequenas e jovens empresas

O serviço de central telefônica online fornecido por um servidor hóspede oferece todas as vantagens de um sistema telefônico tradicional. Se trata de um serviço telefônico constante e sem interrupções que garante um serviço de qualidade e idôneo às empresas médio-pequenas.

Dada a concorrência das grandes sociedades, é fundamental para os proprietários das pequenas empresas construir relações de negócio eficazes e produtivas com parceiros nacionais e internacionais, respeitando um orçamento muitas vezes limitado. Para os homens de negócios em embrião é sempre difícil tratar das faturas, sobretudo aquelas telefônicas. Estas são difíceis de eliminar porque a comunicação telefônica permanece a principal forma de contratação e discussão de acordos profissionais. A central telefônica virtual automática então é a solução ideal para estes profissionais. Diferentemente dos sistemas telefônicos tradicionais que muitas vezes têm um custo elevado por causa do fornecimento das ferramentas e pelas tarifas de comunicação, a central virtual não necessita de nenhum tipo de instalação e as despesas que comporta são com certeza compatíveis com um orçamento limitado.

Utilizando este sistema o usuário pode gerir as chamadas de forma profissional. As chamadas em entrada são recebidas por uma mensagem acolhedora pré-gravada; além disso, graças aos sistemas integrados de central automática, as chamadas são encaminhadas para a extensão ou para a pessoa desejada, evitando esperas longas e inúteis. Utilizando um serviço profissional como este, mesmo uma empresa de pequenas dimensões pode dar a impressão de ser maior e estruturada.

Os fornecedores do serviço de Central virtual automática oferecem numerosas funcionalidades a seus usuários, sempre com uma excelente relação qualidade-preço. Opções como o acesso por meio do nome, a numeração das várias extensões, a central vocal, o encaminhamento de chamada e a identificação da pessoa que está ligando estão incluídas na maioria de serviços de central virtual. Os usuários da central automática também podem escolher entre um número local ou um número gratuito; além disso têm a possibilidade de decidir se manter o seu número de telefone – com a portabilidade do número – ou escolher um novo entre as possibilidades sugeridas pelo fornecedor do serviço.

Enfim, é possível afirmar que o serviço de central telefônica virtual é, sob qualquer aspecto, a solução mais vantajosa e adequada para as sociedades de pequenas dimensões e recém-criadas.

Mandar faxes pela internet : vamos partir da redação!

Dado que o fax já é utilizado só para enviar documentos oficiais, mapas e outras comunicações que, por qualquer razão, não é possível encaixar nos e-mails, é preciso considerar que os faxes eletrônicos necessitam de uma estrutura especial. Em qualquer caso, quem decide enviar faxes online tem que estar ciente das diferentes peculiaridades da estrutura de uma normal mensagem de correio eletrônico. Em particular, queria focar nas sugestões para a capa que vem com a mensagem (também chamada de fax cover).

Todos os escritórios ainda recebem muitos faxes. Neste sentido, a vantagem do fax online é enorme, porque garante uma patente vantagem econômica e uma maior mobilidade. Porém, mesmo no caso da recepção de faxes pela internet, o endereço e-mail onde se recebem os faxes é o ponto de concentração comum para muitos remetentes, por isso a capa serve para que nosso documento não seja perdido entre muitos e seja logo claro para quem está endereçado.

Vamos então ver quais são os elementos necessários para mandar faxes pela internet. Em particular, a capa do fax online tem que apresentar:

1. Data e lugar do remetente

2. Nome do remetente (organização de pertença e pessoa)

3. Número do fax do remetente

4. Destinatário (organização ou empresa, a seguir “ao cuidado de” + nome e sobrenome da pessoa)

5. Assunto do envio

6. Razão do envio, recomendações, expetativas para o futuro, cumprimentos.

Além disso, se sua empresa possui uma gráfica própria, realize também a capa do fax segundo os mesmos critérios: logotipo, cores da empresa, formato… Se ainda não pensou nisso, chame seu designer de confiança que vai criar em pouco tempo uma capa coordenada. São mais pontos a favor para sua imagem!

Agora tem que inserir os anexos, ou seja os documentos que deseja enviar com o fax pela internet. É possível inserir documentos em todos os principais formatos (word, excel, pdf,…), dentro dos limites de tamanho permitidos por seu provedor de fax por e-mail.

Agora você está pronto então para o envio! Com certeza seu fax vai chegar ao endereço e, se for previsto, vai receber também uma confirmação de correto envio de sua mensagem. Independentemente do destinatário utilizar um sistema de faxes online, o fax enviado por você vai ser recebido com uma qualidade gráfica melhor se comparada com uma mensagem enviada por meio de um aparelho de fax tradicional.