Mandar faxes pela internet : vamos partir da redação!

Dado que o fax já é utilizado só para enviar documentos oficiais, mapas e outras comunicações que, por qualquer razão, não é possível encaixar nos e-mails, é preciso considerar que os faxes eletrônicos necessitam de uma estrutura especial. Em qualquer caso, quem decide enviar faxes online tem que estar ciente das diferentes peculiaridades da estrutura de uma normal mensagem de correio eletrônico. Em particular, queria focar nas sugestões para a capa que vem com a mensagem (também chamada de fax cover).

Todos os escritórios ainda recebem muitos faxes. Neste sentido, a vantagem do fax online é enorme, porque garante uma patente vantagem econômica e uma maior mobilidade. Porém, mesmo no caso da recepção de faxes pela internet, o endereço e-mail onde se recebem os faxes é o ponto de concentração comum para muitos remetentes, por isso a capa serve para que nosso documento não seja perdido entre muitos e seja logo claro para quem está endereçado.

Vamos então ver quais são os elementos necessários para mandar faxes pela internet. Em particular, a capa do fax online tem que apresentar:

1. Data e lugar do remetente

2. Nome do remetente (organização de pertença e pessoa)

3. Número do fax do remetente

4. Destinatário (organização ou empresa, a seguir “ao cuidado de” + nome e sobrenome da pessoa)

5. Assunto do envio

6. Razão do envio, recomendações, expetativas para o futuro, cumprimentos.

Além disso, se sua empresa possui uma gráfica própria, realize também a capa do fax segundo os mesmos critérios: logotipo, cores da empresa, formato… Se ainda não pensou nisso, chame seu designer de confiança que vai criar em pouco tempo uma capa coordenada. São mais pontos a favor para sua imagem!

Agora tem que inserir os anexos, ou seja os documentos que deseja enviar com o fax pela internet. É possível inserir documentos em todos os principais formatos (word, excel, pdf,…), dentro dos limites de tamanho permitidos por seu provedor de fax por e-mail.

Agora você está pronto então para o envio! Com certeza seu fax vai chegar ao endereço e, se for previsto, vai receber também uma confirmação de correto envio de sua mensagem. Independentemente do destinatário utilizar um sistema de faxes online, o fax enviado por você vai ser recebido com uma qualidade gráfica melhor se comparada com uma mensagem enviada por meio de um aparelho de fax tradicional.