Mandar faxes pela internet : vamos partir da redação!

Dado que o fax já é utilizado só para enviar documentos oficiais, mapas e outras comunicações que, por qualquer razão, não é possível encaixar nos e-mails, é preciso considerar que os faxes eletrônicos necessitam de uma estrutura especial. Em qualquer caso, quem decide enviar faxes online tem que estar ciente das diferentes peculiaridades da estrutura de uma normal mensagem de correio eletrônico. Em particular, queria focar nas sugestões para a capa que vem com a mensagem (também chamada de fax cover).

Todos os escritórios ainda recebem muitos faxes. Neste sentido, a vantagem do fax online é enorme, porque garante uma patente vantagem econômica e uma maior mobilidade. Porém, mesmo no caso da recepção de faxes pela internet, o endereço e-mail onde se recebem os faxes é o ponto de concentração comum para muitos remetentes, por isso a capa serve para que nosso documento não seja perdido entre muitos e seja logo claro para quem está endereçado.

Vamos então ver quais são os elementos necessários para mandar faxes pela internet. Em particular, a capa do fax online tem que apresentar:

1. Data e lugar do remetente

2. Nome do remetente (organização de pertença e pessoa)

3. Número do fax do remetente

4. Destinatário (organização ou empresa, a seguir “ao cuidado de” + nome e sobrenome da pessoa)

5. Assunto do envio

6. Razão do envio, recomendações, expetativas para o futuro, cumprimentos.

Além disso, se sua empresa possui uma gráfica própria, realize também a capa do fax segundo os mesmos critérios: logotipo, cores da empresa, formato… Se ainda não pensou nisso, chame seu designer de confiança que vai criar em pouco tempo uma capa coordenada. São mais pontos a favor para sua imagem!

Agora tem que inserir os anexos, ou seja os documentos que deseja enviar com o fax pela internet. É possível inserir documentos em todos os principais formatos (word, excel, pdf,…), dentro dos limites de tamanho permitidos por seu provedor de fax por e-mail.

Agora você está pronto então para o envio! Com certeza seu fax vai chegar ao endereço e, se for previsto, vai receber também uma confirmação de correto envio de sua mensagem. Independentemente do destinatário utilizar um sistema de faxes online, o fax enviado por você vai ser recebido com uma qualidade gráfica melhor se comparada com uma mensagem enviada por meio de um aparelho de fax tradicional.

Enviar fax pelo pc: soluções que melhoram a comunicação de sua empresa

Na gestão de sua empresa com certeza já terá reparado na importância da inovação tecnológica para melhorar, vitalizar e acelerar seus negócios. Se calhar a comunicação é a área que se desenvolve mais rapidamente e é bom acompanhar com atenção as novidades que aparecem constantemente, pois estas podem se revelar muito úteis para você. Umas das inovações mais práticas é o envio de faxes pela internet.

Porque mandar faxes pela internet?

Se você ainda manda ou recebe faxes através de um aparelho e de uma linha de fax tradicional, provavelmente é porque nunca ouviu falar das vantagens de mandar um fax por e-mail. Se encontrar termos como internet fax ou e-faxing, fique sabendo que eles se referem ao processo de envio e recepção de faxes pela internet.

Provavelmente você não sabe que, como os e-mails estão substituindo cada vez mais o envio da correspondência normal, o serviço de fax online tem se revelado a solução mais econômica, rápida e eco-sustentável, além de dar a possibilidade de desfrutar muitas mais potencialidades e opções em comparação com os aparelhos de fax convencionais. Assim como um e-mail oferece a possibilidade de ter um endereço e um meio para receber a correspondência eletronicamente, o fax pela internet permite mandar e receber faxes por meio da internet. A diferença substancial entre o envio de fax por e-mail e pelos aparelhos de fax é que o primeiro garante as mesmas potencialidades e caraterísticas de um fax tradicional, mas acrescentando a possibilidade de ter um número de fax local ou gratuito, funcionando exatamente como um aparelho de fax ligado à linha telefônica.

Mandar e receber fax pela internet

Para muitos, os fax ainda é um elemento indispensável para a sua atividade: Para fazer encomendas, enviar documentos legais…

No entanto, após longos anos de bons serviços, o aparelho de fax parece ter chegado mesmo ao fim. De fato, esta máquina toma muito espaço, tem um custo elevado (toner, papel, eletricidade, tempo). Em um momento onde todos falam de danos ecológicos causados pelo uso excessivo de papel, a produção de tinta industrial ou dos dejetos químicos tóxicos, não recicláveis. Hoje, as tecnologias evoluíram e nós podemos nos livrar das velhas máquinas de fax.  

O Fax pela internet é feito para isso

Assinando este tipo de serviço, você beneficia de um verdadeiro serviço de fax, sem os seus incovenientes. Tudo é mais simples e mais barato.

O fax online é muito simples

É interessante constatar que não é necessário instalar nenhum logicial e não precisa de nenhum material. Todas as manipulações são feitas diretamente através da caixa de e-mail. Os consertos e o papel emperrado no aparelho de fax “tradicional” agora é coisa do passado.

Outra vantagem : o fax pode ser recebido a qualquer momento, pois ele vai esperar a sua leitura entre os outros emails da sua caixa de entrada!  

Envie um fax com as suas vantagens e sem os incovenientes

 Incovenientes que não existem mais:

• A confidencialidade: Os faxes são recebidos diretamente na conta particular do usuário (caixa de email . Não existe mais o risco de que os faxes se percam no escritório ou que ele seja lido pelas pessoas erradas.
• Não precisa de uma linha de telefone:  de uma linha complementar dedicada exclusivamente ao fax.

 E a vantagem mais importante

• A mobilidade : Todas as manipulações são feitas através de uma conta online, logo o serviço pode ser consultado de qualquer computador, ou smartphone conectado com a Internet, em qualquer lugar do mundo.

Enfim, a interface online acessível de qualquer lugar foi concebida para ser simples e fácil de usar, seja a partir de uma caixa de email ou de uma interface online: enviar um fax pela internet agora é muito simples!!!

Para concluir, parece que o fax por email tem um futuro pela frente e que os aparelhos de fax serão esquecidos e francamente: que boa notícia para o meio ambiente!

Envio de fax por Email

Mesmo que os aparelhos de fax estejam quase desaparecendo, eles continuam presentes. Possuir um aparelho d fax físico não é mais algo indispensável para aqueles que ainda precisam enviar faxes. Existem diversos logiciais gratuitos e pagos que dão a possibilidade de administrar facilmente uma telecópia com uma conexão com a Internet. Existem alguns prestares que fornecem o serviço de Fax por email no Brasil

Esse envio é feito através de uma conexão ADSL (Asymmetric Digital Subscriber Line). O transporte dos dados utiliza frequências superiores as de um sinal de voz. Os modens ADSL atuais, são capazes de tratar o sinal informático passando pela ADSL, afim de realizar uma comunicação telefônica (VoIP). Para enviar ou receber faxes o modem ADSL não será suficente, pois ele não possui um número de telefone. Seria necessário conservar um modem e conectar um cabo telefonico neste modem. Com um logicial apropriado, podemos receber receber e enviar faxes utilizando a internet com ADSL. A impossibilidade de enviar um fax através desta linha continua sendo uma grande limitação e uma fonte de grandes complicações em termos de instalação. Portanto, existem diversos logiciais que o permitem enviar e receber fax pela internet de uma maneira muito simples.

A solução de envio de fax online para quem possui uma linha VoIP funciona como um fax virtual. Na primeira utilização o empressa que presta oserviço de fax através da internet, fornece um número de fax local que poderá ser utilizado para enviar e receber faxes através da ADSL na sua caixa de email. As funcionalidades avançadas de um fax virtual são:

–      Envair faxes a partir do seu computador. Editar o documento e selecionar a impressora virtual, depois deve-se indicar o número de fax do destinatário na interface e validar o envio.

–      Personalizar integralmente o fax por email. Com a ajuda da funcionalidade Fusão/Publipostagem do editor de textos, as possibilidades de personalização dos envios são infinitas.

–      Gerenciar o rosto do fax. Criar um ou diversos rostos para você e epara os membros da sua empresa. A cada fax é possível selecionar o rosto adaptado.

–      Programar o envio dos documentos. Com a funcionalidade de programação de envio é possível programar envios par ao dia seguinte, para daqui a dois dias ou para um determinado dia do mês seguint. Assim não corremos mais o risco de esquecer de enviar aquele documento importante, podemso preparar o envio com bastante antecedência.

–     Anexar um documento Word, PDF e outros formatos ao envio.

Existem diversos logiciais pagos, todos eles oferecem preços diferentes que contém maiores ou menores funcionalidades. Recomendamos que você esperimente soluções gratuitas antes de adquirir o serviço para uma utilização simples de envio e recepção, pois eles podem ser suficientes. Existem alguns que possuem alguns incovenientes como publicidade no fax, caso você possua uma empresa, o melhor é escolher um serviço que o permita testar o fax com todas as suas funcionalidades normais, sem limitações e sem publicidade.

Como enviar um teste de fax pela internet?

O envio de um fax pode representar um problema para as pessoas que não possuem um aparelho de fax físico  Graças aos avanços tecnológicos, hoje é possível enviar e receber faxes através de servidores de fax online. Felizmente, existem serviços gratuitos que permitem beneficiar de um período de testes gratuito antes do pagamento de um plano mensal e sem possuir uma maquina de fax. Já é possível enviar um fax pela internet teste através do site de um fornecedor deste serviço sem pagar nada por isso. O fax pela internet é a melhor maneira de enviar faxes sem possuir um aparelho de fax.

Existem diversos métodos de envio de um fax pela internet. Aqui estão os passos a serem seguidos para enviar um fax teste:

Prepare os documentos que você deseja enviar por fax, para isso você deve verificar no site do prestador de serviço de fax online para verificar quais são os formatos de arquivos aceitos. Geralmente, os fornecedores de fax autorizam o envio no formato PDF ou doc, então você deve salvar os documentos nesses formatos. E necessário reduzir o tamanho do arquivo,pois existem limites de tamanho.

Acesse o site do prestatário de fax para carregar o documento no servidor. Durante o período de teste gratuito, o cliente recebe um numero de fax virtual temporário  alguns serviços pedem o registro de um cartão de crédito para testar o serviço, mas nenhum valor é debitado e o cliente pode cancelar o serviço quando quiser sem nenhum custo. As empresas que fazem essa exigência geralmente permitem que a pessoa utilize todas as funcionalidades do serviço e os faxes são enviados de uma maneira mais profissional, sem publicidade. Após o cadastro, um espaço cliente é criado e os faxes poderão ser enviados e recebidos com toda segurança, e o melhor, de graça durante um perido que pode variar segundo a empresa que fornece o serviço.

Para enviar um fax basta fazer login na sua conta, introduzir as informações necessárias sobre o destinatário, ou seja, o nome e o numero de fax.

Verifique a sua caixa de email para saber se o fax foi enviado, pois a maioria das empresas que fornecem o serviço de fax virtual enviam um email automático de confirmação para o expeditor. O email informa ao expedidor se o fax foi enviado com sucesso.

A possibilidade de testar um serviço de fax virtual gratuitamente antes de assinar o serviço é muito importante para aprender as vantagens e desvantagens do serviço e se a oferta do fornecedor do serviço correspondem às suas necessidades.

Porque optar por um serviço de fax virtual gratuito?

–         Enviar faxes pela internet é muito prático e seguro;

–         Você não precisa utilizar aparelhos de fax;

–         Enviar e receber faxes direto do computador e imprimir apenas o que for necessário;

–         Econômico e ecológico, você não precisa mais comprar nem toner e nem papel;

–         Enviar documentos por fax gratuitamente durante até 30 dias.

A principal vantagem de testar um serviço de fax online é que se o utilizador não estiver satisfeito ou se ele encontrar um outro melhor, é muito simples cancelar o serviço dentro do prazo de dias oferecido pelo prestatário sem nenhum custo adicional.

Enviar um fax online é tão simples quanto enviar um email

O envio de um fax para outras cidades ou países pode custar muito caro. Além disso, o que fazer se você não possui um aparelho de fax mas deseja enviar um dicumento usando o seu computador? Hoje a Internet oferece a possibilidade de enviar faxes para a maioria dos países através do seu computador  graças aos servidores de email. Enviar fax online se tornou algo tão simples quanto o envio de um email.

Você não precisa mais imprimir, basta enviar um fax através da sua conta de email ou  de uma interface online e o seu destinatario receberá no aparelho de fax. Caso alguém envie um fax para você através de um aparelho de fax tradicional você vai recebê-lo na sua caixa de email! Tudo isso é possível graças a um logicial. Todo mundo pode usar o fax pela virtual. Não importa onde você esteja, você pode acessar a sua conta e enviar faxes pela internet com toda tranquilade, simplicidade e segurança. Muito prático quando você esta fora do escritório, pois você pode receber os seus documentos onde quer que esteja!

Porque optar pela solução de fax online?

Simplesmente porque frequentemente os empresários precisam enviar faxes para os seus bancos, clientes, fornecedores e etc.

Os pontos fortes da solução de fax online:

Flexibilidade: Este serviço se adapta aos diferentes tipos de instalações. Você pode enviar os seus faxes 24h/7dias, preço bastante atrativo.

Simples e Profissional: Esta solução é destinada também para as pessoas que não possuem muito conhecimento em informática. A configuração é muito simples.

Rapidez: O envio de um fax online também é tão rápido quanto o envio de um email ou tão rápida quanto a impressão de um fax.

Precisão e qualidade: A qualidade do é muito melhor comprada ao fax tradicional, além do mais o serviço de fax virtual ajuda a corrigir os erros das sua mensagem.

Diferentes formatos de envio: Quando você quiser enviar um fax virtual, você pode escolher entre diferentes formatos, por exemplo: PDF, PNG, TIFF, etc.

A possibilidade de criar uma lista de endereços: A interface para enviar faxes pela internet o permite criar uma lista de endereços com os números de fax dos destinatários para os quais você envia os seus faxes. Isso facilita o trabalho e o torna ainda mais rápido.

Uma interface a sua disposição: você pode escolher entre o envio de um fax a partir da interface ou enviar um fax usando a sua caixa de email.

Rentabilidade: Você pode enviar faxes online por preços bastante atrativos, muito mais barato do que o envio de uma telecópia a partir de um aparelho de fax.

Então, se você precisa enviar apenas alguns fax de tempos em tempos, você não precisa mais investir em uma máquina de fax.

Como mandar um fax pela internet grátis

O serviço de fax pela internet gratuito permite aos utilizadores receber e enviar faxes a partir de uma interface web ou de uma caixa de email, os faxes são disponibilizados no email do utilizador a todo momento. Os serviços gratuitos de fax pela internet são simples e rápidos de usar. Só precisa se conectar e se identificar na sua interface de gestão e enviar um fax pela internet grátis. Os formatos aceitos são pdf, doc, txt, jpg, xls et ppt.

Como mandar um fax pela Internet?

Podemos encontrar alguns fornecedores de acesso a serviços de fax online sem custos na internet. O número de faxes que nós podemos enviar e receber varia muito de acordo com os diferentes planos disponíveis. Algumas empresas de serviço gratuito de fax pela internet permitem apenas receber faxes. Outros serviços permitem que os assinantes enviem e recebam faxes a qualquer hora do dia. Alguns fornecedores oferecem serviços múltiplos: soluções de telecomunicações e serviços de fax pela internet gratuitamente. Esses serviços de fax podem variar entre um número limitado de fax recebidos e enviados todos os meses e quantidades limitadas. Esse conceito tem se tornado uma parte muito importante das empresas de comercialização de campanhas de testes livres. Na busca de novos clientes, diversas empresas propõem ofertas de teste gratuito para um certo número de telecópias.

As vantagens do fax pela internet:

–          Econômico: Você não precisa adquirir um aparelho de fax, resmas de papel e nem assinar uma linha telefônica;

–          Prática: Não precisa ficar esperando na frente do aparelho, pois o fax vai chegar na sua caixa de email;

–          Simples: O envio de fax é tão simples quanto enviar um email;

–          Fácil de acesso: é possível enviar e consultar os seus faxes a partir de um computador, smartphone, tablets ou qualquer outro meio de acesso a internet em alguns cliques.

–          Praticidade: Um serviço que funciona 24h/7.

–          Confidencial: Os faxes são enviados e recebidos com toda segurança

–          Ecológica: Não precisa de material de fax, não consome papel, cartucho de tinta e menos eletricidade.

A única desvantagem dos serviços gratuitos de envio de fax é que os documentos são enviados com publicidade. Outras empresas disponibilizam um período determinado de teste gratuito com todas as funcionalidades do serviço pago e sem publicidade.

O fax pela internet

O fax pela internet é une tecnologia que permite enviar faxes pela internet e/ou por e-mail, de recebê-los e consultá-los sob forma de arquivos eletrônicos como Word ou PDF. O Fax pela Internet substitui o fax tradicional com os aparelhos especializados assim como a necessidade de ter uma linha telefônica.

O site de fax online axiatel.com, especialista do fax pela internet, comercializa uma solução telecom de fax virtual. A empresa coloca a suadisposição uma tecnologia que utiliza um computador ou um smartphonecomo um fax. Ele permite enviar e receber faxes de onde quer que você esteja permitindo assim que o cliente realize economias em relação ao fax tradicional.
Na verdade o serviço de fax por email, não requere a compra de nenhum material, ou aparelho de fax; basta ter um computador conectado com a internet. Para beneficiar das vantagens do serviço de Fax por online no site da axiatel.com e obter um número de fax virtual instantaneamente. Assim, o utilizador não precisa mais entrar em contato com um operador para fazer uma instalação ou uma ativação de linha.

A axiatel.com o atribui um número de fax que será escolhido de acordo com o seu DDD e que será ativado e pronto para usar ativo 10 minutos depois da sua inscrição. Para receber um fax no seu número de fax virtual, basta divulgá-lo para os seus interlocutores(clientes,fornecedores…). Consequentemente, quando alguém o envia um fax por email ou a partir de um aparelho de fax para esse número virtual, você receberá um fax no seu email e na sua conta online. Em resumo, quando um fax é enviado de uma máquina de fax tradicional para um utilizador de fax pela internet, ou de um utilizador de fax por internet para um aparelho de fax, o procedimento é o mesmo do que de um aparelho de fax para outro.

Fax? E-mail? Porque não o fax por email?

Navegando na Internet, eu encontrei um post em um fórum com o seguinte título: “Porque o fax se recusa a morrer?” Esse título me fez pensar, o fax existe desde 1964, e na realidade não passou por muitas mudanças. Você ainda deve passar por aquele “sofrimento” com aquele barulhinho do sinal de fax que parece demorar uma eternidade para ser encaminhado e enquanto isso você gasta papel e toner. Mesmo com todas essas tecnologias criadas até agora (por exemplo, o e-mail), muitas pessoas ainda usam o fax para se comunicar.

Ainda que os aparelhos de fax estejam bastante ultrapassados e fora de moda, o uso do fax ainda é relevante. Por exemplo, as pessoas normalmente ainda usam fax para encaminhar documentos legais. Graças as novas tecnologias, existem serviços com os quais você pode mandar fax pela internet, eliminando a necessidade de uma máquina de fax. Não existe uma verdadeira diferença entre um aparelho de fax e um serviço de fax online, exceto o fato de que você não precisará mais ter um equipamento ou linhas de telefone adicionais. Por exemplo, no lugar de ser obrigado a comprar uma linha de telefone adicional para o seu aparelho de fax, você usa uma conexão com a Internet.

Você deve estar se perguntando: Então porque as pessoas não mandam documentos por email no lugar de usar um serviço de fax por email?  

Essa é uma boa pergunta, entretanto, existem algumas empresas que utilizam apenas faxes. Os faxes são considerados mais seguros pois eles são uma imagem e não podem ser modificados, diferente de um e-mail. Aí você deve estar pensando: mas existe o formato PDF, por exemplo, que a princípio não pode ser modificado, mas existem diversos logicais disponíveis para download capazes de modificar arquivos em PDF. Além do mais, se a empresa não tiver os mesmos aplicativos que você, mandar um email com anexos pode não ser legível em outros computadores. Com um fax, você terá sempre a garantia que os seus interlocutores serão capazes de ler o documento. Outra razão para usar o fax no lugar de e-mails é o uso de um endereço de e-mail privado é que muitas vezes documentos importantes podem ser enviados direto para as pastas de spam ou se perder no meio de todos os outros e-mails que você recebe. Outro ponto que justifica o fato que os faxes não morreram é que algumas vezes enviar longos arquivos por e-mails pode causar problemas. Muitas vezes existem limites de tamanho e o e-mail demora muito tempo para ser enviado. Com um fax você pode mandar o documento bem rápido pois você terá uma capacidade maior para envios.

Você deve estar pensando: um aparelho de fax é um sinônimo de privacidade, mas se você usar um serviço de fax por email, essa privacidade fica comprometida?

De maneira nenhuma, muitas empresas oferecem um serviço de fax online seguro, como se estivesse encaminhando os faxes de um aparelho, mas é claro, sem aparelho de fax, papel ou toner.Todo mundo concorda que o e-mail é muito mais prático e moderno, mas devem concordar também que o fax é mais seguro. Pelo menos hoje existem serviços que reúnem o melhor dos de ambos.